Электронный и бумажный документооборот: плюсы и минусы

mub blur

 

Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.

Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.


 

Доступность и простота

pullПри всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я, особенно это касается людей в возрасте за 40-45 лет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.

Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы.

Дешивизна

Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО... Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.

… и в дождь, и в град!

skladСовременные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности: в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!

Что написано пером – не вырубишь топором!

copДанные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом. Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.

 

Готов? Всегда готов!

Бланки складского учета или путевые листы не нужно включать, подгружать в них данные, формировать запросы и генерировать результаты выполнения операций – они готовы к работе в любой момент.


Так что, несмотря на все очевидные плюсы электронного документооборота, работа старым добрым бланкам пока найдется: на многих участках, во многих организациях, где погодные условия или отсутствие экономической целесообразности препятствуют использованию технических средств.


Прочитайте советы по подготовке макета бланка: как выбрать шрифт, размер и т. д.

 


 

 

Поделиться

Яндекс.Метрика

связаться

  • +79872464266
  • Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.